QUY TRÌNH KIỂM HÓA HÀNG HÓA TẠI CẢNG CÁT LÁI MỚI NHẤT – HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CHO DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU
Kiểm hóa hàng hóa là gì?
Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, không phải tất cả các lô hàng đều được thông quan ngay sau khi khai báo. Tùy theo mức độ đánh giá rủi ro của hệ thống và quyết định của cơ quan Hải quan, một số lô hàng sẽ phải kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa) trước khi được phép thông quan.
Kiểm hóa là quá trình Hải quan trực tiếp kiểm tra hàng hóa thực tế nhằm đối chiếu với nội dung doanh nghiệp đã khai báo trên tờ khai hải quan. Việc kiểm tra có thể được thực hiện đối với toàn bộ lô hàng hoặc chỉ một phần theo tỷ lệ nhất định, tùy thuộc vào mức độ rủi ro và yêu cầu quản lý.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc nắm rõ quy trình kiểm hóa sẽ giúp chủ động chuẩn bị hồ sơ, bố trí nhân sự và phối hợp với Hải quan, từ đó hạn chế phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi, lưu kho, cũng như đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hóa.
Những trường hợp hàng hóa phải kiểm hóa
Không phải tất cả các lô hàng đều phải kiểm tra thực tế. Theo quy định hiện hành, việc kiểm hóa thường phát sinh trong các trường hợp sau:
• Tờ khai hải quan phân luồng đỏ: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi hệ thống phân luồng đỏ, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất trình hàng hóa để Hải quan kiểm tra thực tế trước khi xem xét thông quan.
• Tờ khai luồng vàng nhưng bị chuyển sang luồng đỏ: Trong một số trường hợp, mặc dù tờ khai được phân luồng vàng, nhưng nếu Hải quan phát hiện có dấu hiệu nghi ngờ về hồ sơ, nghi ngờ về khai báo hoặc hàng hóa thực tế thì có quyền chuyển sang luồng đỏ để kiểm tra thực tế (trong ngành hay gọi là bẻ luồng).
Sau khi xác định lô hàng cần kiểm hóa, nhân viên hiện trường sẽ mang hồ sơ đến Đơn vị Hải quan để đăng ký tờ khai. Hải quan đăng ký sẽ kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ giấy, sau đó tiến hành trình lãnh đạo đội phân công và chuyển hồ sơ sang bộ phận Hải quan kiểm hóa để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
Quy trình kiểm hóa hàng container (FCL)
Đối với hàng nguyên container, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước dưới đây để đảm bảo quá trình kiểm hóa diễn ra thuận lợi.
Bước 1: Đăng ký chuyển container sang bãi kiểm hóa
Sau khi biết lô hàng thuộc diện phải kiểm tra thực tế hàng hoá, doanh nghiệp cần nhanh chóng đăng ký chuyển container lại bãi kiểm hóa của cảng.
Thông thường, việc đăng ký được thực hiện bằng cách gửi email đến bộ phận điều độ của cảng. Sau khi tiếp nhận yêu cầu, cảng sẽ phản hồi thời gian dự kiến chuyển container.
Nếu lịch hẹn chuyển container về bãi kiểm hoá phù hợp, doanh nghiệp xác nhận lại để cảng tiến hành điều chuyển container đến khu vực kiểm hóa.
Việc đăng ký chuyển bãi nên được thực hiện ngay khi container có vị trí trên bãi nhằm tránh ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và hạn chế phát sinh chi phí lưu container hoặc lưu bãi.
Ngoài ra, trước khi xuống cảng, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra lại vị trí container để đảm bảo container đã được hạ đúng khu vực kiểm hóa.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ kiểm hóa
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình làm việc với Hải quan diễn ra nhanh chóng và hạn chế việc phải bổ sung chứng từ. Trước khi xuống hiện trường, nhân viên hiện trường cần nghiên cứu kỹ thông tin của lô hàng, bao gồm:
• Tên hàng hóa
• Chủng loại
• Quy cách đóng gói
• Số lượng
• Vị trí của hàng hóa trong container
• Hình ảnh hàng hóa (nếu có)
Đồng thời chuẩn bị đầy đủ một bộ hồ sơ gồm:
• Tờ khai hải quan.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
• Catalogue hoặc các tài liệu kỹ thuật liên quan (nếu có).
• Phiếu cắt seal.
• Giấy giới thiệu.
• Seal mới để bấm lại container sau khi kiểm hóa (nếu cần).
Việc nắm rõ thông tin hàng hóa trước khi kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp chủ động giải trình khi Hải quan yêu cầu và rút ngắn đáng kể thời gian kiểm hóa.
Bước 3: Tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng
Sau khi hồ sơ đã được chuẩn bị đầy đủ, nhân viên hiện trường tiến hành làm thủ tục cắt Seal kiểm hoá:
Đầu tiên, sử dụng phiếu đăng ký cắt seal trên hệ thống ePort để in phiếu cắt seal tại Văn Phòng điều độ của Cảng.
Tiếp theo, mang phiếu cắt seal có xác nhận của Điều độ đến bộ phận Hải quan kiểm hóa để xin dấu công chức xác nhận cho phép mở container.
Sau khi được chấp thuận, tiến hành: Cắt seal container, mở cửa container, sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu của Hải quan và liên hệ cán bộ Hải quan kiểm hóa đến để tiến hành kiểm tra thực tế.
Trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với công nhân bốc xếp hoặc xe nâng để lấy hàng bên trong container nếu Hải quan yêu cầu. Nhân viên hiện trường phải sẵn sàng giải thích các thông tin liên quan đến hàng hóa như tên hàng, quy cách, công dụng hoặc mã HS.
Tùy từng trường hợp, Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra theo các hình thức:
• Kiểm tra xác suất.
• Kiểm tra khoảng 5% số lượng hàng.
• Kiểm tra khoảng 10% số lượng hàng.
• Hoặc kiểm tra toàn bộ container nếu cần thiết.
Bước 4: Hoàn tất kiểm hóa
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra thực tế, Hải quan sẽ đối chiếu kết quả với nội dung khai báo trên tờ khai.
- Trường hợp hàng hóa đúng với khai báo
Nếu kết quả kiểm tra không phát hiện sai lệch, Hải quan sẽ xác nhận hoàn thành kiểm hóa và thực hiện thông quan trên hệ thống. Sau đó doanh nghiệp tiến hành:
• Bấm seal mới cho container (nếu cần).
• Chụp hình hiện trạng container.
• Chụp hình seal mới.
• Tiến hành kéo container về kho hoặc giao hàng cho khách.
- Trường hợp không đúng/ sai lệch so với khai báo:
Nếu Hải quan phát hiện hàng hóa không phù hợp với nội dung khai báo, doanh nghiệp có thể phải thực hiện:
• Kiểm tra bổ sung.
• Tham vấn với cơ quan Hải quan.
• Điều chỉnh thông tin khai báo.
• Hoặc lập biên bản vi phạm hành chính theo quy định.
• Nặng hơn có thể buộc tái xuất hoặc tiêu hủy lô hàng.
Vì vậy, việc khai báo chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình kiểm hóa.
Quy trình kiểm hóa hàng lẻ (LCL)
Đối với hàng lẻ, quy trình kiểm hóa đơn giản hơn do hàng hóa đã được lưu tại kho CFS và không cần thực hiện thủ tục cắt seal container.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để kiểm hóa
Trước khi xuống kho hàng lẻ, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ thông tin lô hàng và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Một bộ hồ sơ thông thường bao gồm:
• Tờ khai hải quan.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có).
• Các chứng từ liên quan khác.
• Lệnh giao hàng (Delivery Order).
• Giấy giới thiệu.
Bước 2: Tiến hành kiểm hóa thực tế lô hàng
Lấy hàng: Sau khi đến kho hàng lẻ, doanh nghiệp nộp Lệnh giao hàng cho thủ kho để yêu cầu hạ hàng xuống khu vực kiểm hóa.
Kiểm tra: Tiếp theo, liên hệ Hải quan kiểm hóa để tiến hành kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp phối hợp với nhân viên kho mở kiện hàng theo yêu cầu.
Đối chiếu: Cần kiểm tra kỹ số kiện, số pallet, tình trạng bao bì và hiện trạng hàng hóa.
Lưu ý: Trong trường hợp cần thiết, nên chụp ảnh hiện trạng hàng hóa để làm căn cứ lưu hồ sơ hoặc xử lý khi có phát sinh.
Bước 3: Hoàn tất kiểm hóa
Sau khi Hải quan xác nhận hàng hóa phù hợp với nội dung khai báo, lô hàng sẽ được thông quan theo quy định. Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục nhận hàng và vận chuyển hàng hóa về kho hoặc giao cho khách hàng.
Những lưu ý quan trọng khi kiểm hóa lô hàng
Để quá trình kiểm hóa diễn ra thuận lợi và hạn chế tối đa chi phí phát sinh, doanh nghiệp nên lưu ý:
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi xuống cảng hoặc kho.
• Nghiên cứu kỹ đặc điểm và vị trí hàng hóa trong container.
• Chủ động liên hệ Hải quan kiểm hóa để sắp xếp thời gian kiểm tra.
• Phối hợp với công nhân bốc xếp nhằm rút ngắn thời gian kiểm tra thực tế.
• Chuẩn bị seal mới đối với hàng container nếu phải bấm lại sau khi kiểm hóa.
• Chụp hình container, seal và hàng hóa trong suốt quá trình kiểm tra để lưu hồ sơ.
• Kiểm tra kỹ số lượng, chủng loại và quy cách hàng hóa nhằm đảm bảo phù hợp với nội dung đã khai báo.
Kết luận
Kiểm hóa là một trong những bước quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt đối với các lô hàng thuộc diện kiểm tra thực tế của cơ quan Hải quan. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp chặt chẽ với Hải quan sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế phát sinh chi phí và đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ.
Tốt nhất DN nên tìm một đơn vị logistics có kinh nghiệm để có thể kiểm tra trước chứng từ, lường trước rủi ro và xử lý tốt các tình huống phát sinh khi kiểm hóa. Từ đó hạn chế được chi phí thời gian cũng như rủi ro của lô hàng.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 0896 44 44 66 để được cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu tốt nhất thị trường.
Truy cập Fanpage và Group XUẤT NHẬP KHẨU HCM để cập nhật các thông tin mới nhất về xuất nhập khẩu và logistics:
👉 Fanpage: THỦ TỤC HẢI QUAN SÀI GÒN
Vui lòng liên hệ với TTHQ SaiGon để được tư vấn miễn phí:
Hotline: 0896 44 44 66
Email: tthqsaigon@tthqsaigon.net
Địa chỉ: HCM: 59/54/8F Đường số 8, P. Trường Thọ, TP. Thủ Đức, TP. HCM, Việt Nam
TTHQ SaiGon cung cấp các dịch vụ :
- Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không chuyên tuyến đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
- Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất - nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy, công bố sản phẩm.
- Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa
- Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối
- Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra thế giới
- Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật - động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa,...
Xem thêm:
NHẬP KHẨU DÂY CHUYỀN MÁY MÓC ĐỒNG BỘ
THỦ TỤC NHẬP KHẨU CHAI CHỨA KHÍ, BÌNH CHỨA KHÍ
DANH MỤC CÁC LOẠI MÁY IN PHẢI XIN GIẤY PHÉP THEO NGHỊ ĐỊNH 72
